Шот — фактура немесе инвойс-бұл сатушы өз сатып алушысына қызметтерге немесе тауарларға ақы төлеу туралы өтініш ретінде ұсынатын заңды құжат. Инвойс тауарлар немесе қызметтер, олардың саны, құны, төлем мерзімі, сатушы мен сатып алушының деректемелері, сондай-ақ басқа да қажетті мәліметтер туралы ақпаратты қамтиды.
Инвойстың негізгі мақсаты-бухгалтерлік есеп, бағаны келісу, жеткізілімді бақылау және салық есептілігі үшін сатушы мен сатып алушы арасындағы мәміленің нақты және толық сипаттамасын ұсыну. Инвойс сатушы үшін де, сатып алушы үшін де Бухгалтерлік есеп пен қаржылық құжаттаманың маңызды құралы болып табылады.

Инвойс сатушы мен сатып алушы арасындағы мәмілені ресми түрде бекіту мақсатында беріледі. Коммерциялық инвойс бірнеше маңызды функцияларды орындайды:

1. Мәміле құжаттамасы: Инвойс тауарларды жеткізу немесе қызмет көрсету фактісін растайды және оларды төлеудің заңды негізін белгілейді.
2. Бухгалтерлік есеп және қаржылық есеп беру: Инвойс сатушы үшін де, сатып алушы үшін де Бухгалтерлік есептегі кірістер мен шығыстарды есепке алуға негіз болады. Бұл қаржылық ағындарды бақылауға және ішкі және сыртқы қажеттіліктер туралы есеп беруге көмектеседі.
3. Баға анықтамасы: Инвойс тауарлардың немесе қызметтердің құны, сондай-ақ ықтимал салықтар, жеңілдіктер және басқа төлемдер туралы ақпаратты қамтиды. Бұл сатып алушыға қанша төлеу керектігін және сатушыға төлем үшін қандай шот — фактура жасау керектігін білуге мүмкіндік береді.
4. Жеткізуді бақылау: инвойсты тапсырыстар мен кіріс шот-фактуралар сияқты басқа құжаттармен салыстыру арқылы тауарлардың немесе қызметтердің дұрыс жеткізілуін тексеріп, клиенттің тапсырыс бергенін алғанына көз жеткізуге болады.
5. Салық есептілігі: инвойста берілген ақпарат ҚҚС (қосылған құн салығы) және басқа сату салықтары сияқты салықтарды есептеу үшін пайдаланылуы мүмкін.
6. Заңнамалық сәйкестік: көптеген елдерде шот-фактура заңмен реттеледі. Бұл құжатта төлеуге міндетті болу үшін белгілі бір белгіленген мәліметтер болуы керек.
7. Міндеттеменің дәлелі: Инвойс сатып алушының сатушыға көрсетілген соманы төлеуге міндетті екендігінің дәлелі ретінде қызмет етеді.

Инвойстар бизнес үшін де, мемлекеттік органдар үшін де үлкен маңызға ие, өйткені олар коммерциялық транзакциялардың ашықтығы мен заңдылығын сақтауға көмектеседі.

Қызметтерге ақы төлеу сипатына және заң талаптарына байланысты әр түрлі жағдайларда қолдануға болатын инвойсингтің бірнеше түрі бар. Инвойстардың ең көп таралған түрлерінің кейбірі:

• коммерциялық инвойс (коммерциялық инвойс): бұл тауарларды немесе қызметтерді сату үшін қолданылатын инвойстың ең танымал түрі. Онда тауарлар, олардың құны, саны, жеңілдіктер мен салықтар туралы ақпарат бар. Коммерциялық инвойс тауарларды немесе қызметтерді есепке алу және төлеу үшін қажетті деректерді қамтиды;
• proforma-invoice (Proforma Invoice): тауарларды немесе қызметтерді нақты жеткізгенге дейін қойылады. Ол сатып алушыға болжамды мәміле және оның шарттары туралы хабарлау үшін қолданылады. Proforma-invoise сатып алушыға сатып алу туралы шешім қабылдауға және тауарлар жөнелтілгенге дейін төлеуге рұқсат алуға көмектеседі;
• төлем талабы (Payment Request or Payment Invoice): инвойстың бұл түрі бұрын берілген немесе жеткізілген қызметтерге немесе тауарларға ақы төлеуді сұрау үшін қолданылады. Ол төлем әдістері мен ақша аудару деректемелері туралы ақпаратты қамтуы мүмкін;
• түзету инвойсы (credit or Debit Invoice): инвойстың бұл түрі қолданыстағы инвойстың сомасына немесе бөлшектеріне түзетулер енгізу қажет болған кезде қолданылады. Егер бастапқы инвойста қателер болса, түзету инвойсы бұл қателерді түзетеді және шоттағы тауарлардың құнының немесе санының өзгеруін көрсетеді;
• ҚҚС-инвойс( VAT Invoice): кейбір елдерде инвойстарда міндетті түрде қосылған құн салығы (ҚҚС) туралы ақпарат болуы керек. ҚҚС-инвойс тауарларға немесе қызметтерге алынатын ҚҚС сомасын егжей-тегжейлі көрсетеді;
• электрондық инвойс (Electronic Invoice): бұл қағаз құжаттарын пайдаланбай, онлайн инвойс түрі. Оны электронды түрде жасауға, жіберуге және алуға болады, бұл сатушы мен сатып алушы арасында ақпарат алмасу процесін жеңілдетеді.

Инвойстардың осы түрлерінің әрқайсысының өзіндік ерекшеліктері мен әртүрлі жағдайларда қолданылуы бар. Нақты түрін таңдау инвойсты толтыру бизнес операцияларының сипатына, заң талаптарына және мәміле тараптарының тілектеріне байланысты.

Төлем қызметтерін пайдалана отырып, төлемге инвойстар жасау ең автоматтандырылған және ыңғайлы процесс болып табылады. Интернетте төлем шотын қалай жасауға болатын жалпы қадамдар:

1. Төлем қызметін таңдаңыз: шот-фактура жасау және есеп айырысу үшін функционалдылықты қамтамасыз ететін төлем қызметін таңдаңыз.
2. Тіркеліңіз және есептік жазбаны орнатыңыз: таңдалған төлем қызметінде тіркелгі жасаңыз және бизнес деректемелеріңізді, қызметтерге ақы төлеу тәсілдерін және басқа параметрлерді реттеңіз.
3. Инвойс жасаңыз: төлем қызметінде сіз жаңа төлем шотын жасай аласыз. Тауарлар немесе қызметтер, бағалар, салықтар және басқа мәліметтер туралы ақпаратты толтырыңыз.
4. Алушыны таңдаңыз: шот-фактура жіберілетін электрондық мекенжайды қоса, инвойс алушының байланыс деректерін көрсетіңіз.
5. Төлем мерзімдері мен әдістерін көрсетіңіз: инвойс төленетін күнді белгілеңіз. Таңдаулы төлем әдістерін таңдаңыз (мысалы, несие карталары, PayPal, электрондық әмияндар және т.б.).
6. Қосымша мәліметтерді қосыңыз: төлем қызметіне байланысты Сіз компанияның логотипі, сату шарттары, қайтару туралы ақпарат сияқты қосымша мәліметтерді қоса аласыз.
7. Тексеру және жіберу: инвойсты жібермес бұрын, барлық деректердің дұрыстығына көз жеткізу үшін оны қарап шығыңыз. Содан кейін алушыға инвойс жіберіңіз.
8. Төлем күйін қадағалаңыз: сіздің төлем қызметіңіз инвойстың төлем мәртебесі туралы ақпарат береді. Сіз инвойстың қашан төленгенін көре аласыз және онлайн төлем шоттарын белгілей аласыз.

Төлем қызметтерін пайдалану инвойстарды құру және басқару процесін жеңілдетеді, клиенттердің есепшотын жеңілдетеді және бизнестің қаржылық жағын тиімді бақылауға мүмкіндік береді.

Инвойсты төлеу сатушы мен сатып алушының қалауына, сондай-ақ қол жетімді төлем әдістеріне байланысты бірнеше жолмен жүзеге асырылуы мүмкін. Инвойстарды төлеудің кейбір жалпы әдістері:

• несиелік немесе дебеттік карта: бұл ең көп таралған төлем әдістерінің бірі. Сатып алушы төлем жүйесіне карта деректерін енгізіп төлем жасай алады;
• электрондық әмияндар: PayPal, Apple Pay, Google Pay және басқалары сияқты төлем жүйелері сатып алушыларға банктік карталарын байланыстыруға және электрондық әмияндар арқылы инвойстарды төлеуге мүмкіндік береді;
• банктік аударым: Сатып алушы инвойста көрсетілген деректемелерді пайдалана отырып, банктік Аударымды жүзеге асыра алады. Бұл ірі транзакциялар немесе халықаралық төлемдер үшін ең жақсы нұсқа болуы мүмкін;
• QR кодтары және мобильді қосымшалар: кейбір жағдайларда төлемдер QR кодын сканерлеу арқылы немесе төлем жүйелері ұсынатын мобильді қосымшалар арқылы жасалуы мүмкін;
• өзіне-өзі қызмет көрсететін банк терминалдары: Сатып алушы төлем терминалдарын пайдалану арқылы инвойсты төлей алады;
• бөліп төлеу немесе несие: кейбір жағдайларда, егер мұндай шот-фактура жасалған болса, бөліп төлеу немесе инвойсты төлеу үшін несие беру туралы келіссөздер жүргізуге болады. Бұл үлкен мәмілелерге немесе клиентпен ұзақ мерзімді қарым-қатынасқа қатысты болуы мүмкін.

Таңдалған төлем әдісіне қарамастан, төлем ақпаратының дәл және қауіпсіз екендігіне және екі тараптың да қызмет ақысын төлеу шарттары, мерзімдері мен сомасы туралы нақты түсінігі бар екеніне көз жеткізу маңызды.

Freedompay сияқты төлем платформалары төлем шоты мен төлемдерді басқарудың бірқатар артықшылықтарын ұсына алады:

1. Қауіпсіздік: FreedomPay деректер мен төлем ақпаратын қорғаудың жоғары деңгейін қамтамасыз етеді. Бұл қаржылық ақпараттың ағып кету қаупін болдырмау үшін төлемдерді өңдеу және есеп айырысу кезінде өте маңызды болуы мүмкін.
2. Көптеген төлем әдістері: FreedomPay несиелік және дебеттік карталарды, электрондық әмияндарды, мобильді төлемдерді және т.б. қоса алғанда, әртүрлі төлем әдістерін қолдайды.
3. Бақылау және есеп беру: Freedompay төлем платформасы төлемдердің күйін бақылау құралдарын, сондай-ақ бухгалтерлік есеп пен талдауды жеңілдететін қаржылық операциялар туралы есептерді шығаруды қамтамасыз етеді.
4. Автоматтандыру: FreedomPay арқылы төлеуге шот-фактура автоматты түрде инвойс генерациялау, төлем туралы еске салғыштар, клиенттерге және салық органдарына түбіртектер жіберу мүмкіндіктерін қамтуы мүмкін.

Freedompay шот-фактура үшін қалай пайдалы болуы мүмкін екендігі туралы ең өзекті және толық ақпарат алу үшін біздің кәсіби менеджерлерімізге хабарласқан жөн.
Төлем платформаларының нарығы үнемі дамып келе жатқанын есте ұстаған жөн. Сондықтан сіздің бизнесіңіздегі төлемдер мен шот-фактураларды үздіксіз және тиімді басқаруды қамтамасыз ету үшін осы саладағы соңғы жаңалықтар мен жаңартулардан хабардар болыңыз.