Егер сайт пайдаланушылардың деректерін жинаса, бизнес үшін бұл деректердің қалай өңделетінін және қорғалатынын алдын ала ойластыру маңызды. Бұл интернет-дүкендерге, жеткізу сервистеріне, білім беру платформаларына, маркетплейстерге, қаржылық сервистерге, өтінім формасы бар сайттарға және пайдаланушы атын, телефонын, e-mail мекенжайын немесе басқа да ақпаратты қалдыратын кез келген онлайн-жобаларға қатысты.
Құпиялылық саясаты сайтқа кірушіге қандай деректер жиналатынын, олардың не үшін қажет екенін, кімге берілуі мүмкін екенін және пайдаланушы өз деректерін қалай басқара алатынын түсіндіруге көмектеседі. Бизнес үшін бұл жай ғана формальды құжат емес, сенімнің, қауіпсіздіктің және клиенттермен дұрыс жұмыс істеудің бір бөлігі.
Қазақстанда дербес деректерді жинау және өңдеу мәселелері ҚР «Дербес деректер және оларды қорғау туралы» Заңымен реттеледі. Заңда дербес деректерді өңдеуге деректерді жинақтау, сақтау, өзгерту, пайдалану, тарату,иесіздендіру, бұғаттау және жою кіретіні көрсетілген.
Құпиялылық саясаты — бұл компания пайдаланушылардың дербес деректерімен қалай жұмыс істейтінін түсіндіретін сайттағы құжат.
Әдетте мұндай құжат сайттың футерінде (төменгі бөлігінде), өтінім формаларының жанында, тіркелу бетінде,жеке кабинетте, төлем бетінде және пайдаланушы өз деректерін беретін басқа да орындарда орналастырылады.
Саясат түсінікті тілмен жазылуы тиіс. Пайдаланушы күрделі заңнамалық тұжырымдарсыз-ақ мыналарды түсінуі керек:
- сайт дәл нені жинайды;
- бұл деректер не үшін қажет;
- олар қанша уақыт сақталуы мүмкін;
- олар кімге берілуі мүмкін;
- пайдаланушы келісімін қалай кері қайтара алады немесе деректерді өңдеу мәселелері бойынша қалай хабарласа алады.
Дербес деректер сайттың түріне және бизнес-процеске байланысты болады. Мысалы, сайт мынадай деректерді жинауы мүмкін:
- аты мен тегі;
- телефон нөмірі;
- email;
- жеткізу мекенжайы;
- тапсырыс туралы деректер;
- өтінім формасындағы ақпарат;
- жеке кабинетке тіркелуге арналған деректер;
- IP-мекенжай, cookies, браузер мен құрылғы деректері сияқты техникалық деректер.
Егер сайт онлайн-төлемдерді қабылдаса, төлем бойынша серіктеске қандай деректер берілетінін және сайттың өзі қандай деректерді сақтамайтынын бөлек түсіндіру маңызды. Мысалы, банк картасының реквизиттері заңды түрде әдетте төлем провайдерінің қорғалған төлем бетінде енгізіледі және егер бизнестің бұған бөлек техникалық әрі құқықтық базасы болмаса, интернет-дүкен тарапында сақталмауы тиіс.